ICH E6 (R3) enthält einen unscheinbaren, aber problematischen Begriff namens „beglaubigte Kopie“. – Bild von FGK, mit Hilfe von KI erstellt
WAS IST EINE „BEGLAUBIGTE KOPIE“?
ICH E6 (R3) enthält einen unscheinbaren, aber problematischen Begriff namens „beglaubigte Kopie“. Im Glossar wird dieser wie folgt definiert:
- „Eine Kopie (unabhängig von der Art des verwendeten Datenträgers) der Originalaufzeichnung, bei der (z.B. durch eine datierte Unterschrift oder durch Erstellung im Rahmen eines validierten Verfahrens) überprüft wurde, dass sie dieselben Informationen wie das Original enthält, einschließlich relevanter Metadaten, sofern zutreffend.“
Auch wenn es zunächst langweilig klingt, gewinnt es in Abschnitt C.2.9 an Fahrt:
- „Wird eine Kopie verwendet, um die ursprüngliche Urkunde dauerhaft zu ersetzen, sollte diese Kopie die Anforderungen an beglaubigte Kopien erfüllen.“
Zunächst wird Ihnen vielleicht bewusst, dass die Erstellung beglaubigter Kopien eine zeitaufwändige Aufgabe sein wird, wenn Sie dies auf jede einzelne wesentliche Aufzeichnung im Trial Master File und im Investigator Site File anwenden – was Sie wahrscheinlich tun müssen, trotz der bloßen Lippenbekenntnisse, die ICH E6 (R3) (in Abschnitt 3.10 und an anderer Stelle) zu einem „verhältnismäßigen und risikobasierten Ansatz für das Qualitätsmanagement“ abgibt.
Zudem ist es im Computerzeitalter keine leichte Aufgabe, zwischen einem Original und seiner Kopie zu unterscheiden. In den 1970er Jahren war ein Schreiben der Ethik-Kommission ein Blatt Papier mit aufgedruckten Buchstaben, während die Ethik-Kommission im Jahr 2025 möglicherweise eine PDF-Datei per E-Mail versendet. Ist die PDF-Datei das Original und ein Ausdruck auf Papier eine Kopie? Ist die heruntergeladene PDF-Datei immer noch das Original? Oder war die Word-Version der PDF-Datei das Original, und sollten wir die Ethik-Kommission um eine Bescheinigung bitten, dass die PDF-Datei tatsächlich eine Kopie ist?
ICH E6 (R3) definiert nicht, was unter „dem Original“ zu verstehen ist, und bei vielen Dokumenten ist es schwierig, sie als Originale oder Kopien einzustufen. Beispielsweise erfolgt bei klinischen Studien, die der EU-Verordnung über klinische Studien unterliegen, die Interaktion zwischen den beteiligten Parteien über das Online-Portal CTIS. CTIS kann zur Übertragung und Speicherung bereits erstellter PDF-Dateien genutzt werden, während einige Dokumente direkt in CTIS generiert werden, beispielsweise die Liste mit Auskunftsersuchen. Ist die PDF-Version dieser Liste das Original? Oder ist der Datensatz in CTIS das Original? Falls ja, wer könnte die Erstellung der PDF-Datei validieren? Ein Datensatz, eine PDF-Datei und ein Papierausdruck sind hinsichtlich ihrer materiellen Beschaffenheit sehr unterschiedliche Dinge. Einige der Metadaten des CTIS-Datensatzes könnten bei der Erstellung der PDF-Datei verloren gehen, und einige der Daten der PDF-Datei gehen bei der Erstellung eines Papierausdrucks verloren. Ist die PDF-Datei oder der Papierausdruck unter diesen Umständen immer noch eine Kopie des CTIS-Datensatzes? Gibt es vielleicht mehr als ein Original?
Selbst wenn die Erstellung von PDF-Dateien aus dem CTIS irgendwie von der EMA validiert würde, wäre dies bedeutungslos, da die Datenverarbeitung im CTIS unter bestimmten Umständen nicht zu 100% zuverlässig ist: Die EMA hat eine 20-seitige Broschüre mit dem Titel „Clinical Trials Information System (CTIS) – Liste bekannter Probleme für Sponsoren“ veröffentlicht, deren Fassung vom Februar 2025 unter anderem den folgenden Fehler enthält: „Wenn eine vorübergehende Unterbrechung gemeldet wird, wird auf dem CT-Übersichtsbildschirm das Enddatum der Studie mit dem Datum der vorübergehenden Unterbrechung aktualisiert.“ Seit August 2022 gibt die EMA folgende Abhilfe an: „Es gibt keine Abhilfe, bis das Problem behoben ist“ …
Wenn das CTIS nicht in der Lage ist, eine so einfache Information korrekt zu erfassen und anzuzeigen, kann man dann auf die korrekte Erstellung von Originalen oder Kopien vertrauen? Die EMA-Leitlinie „Guideline on computerised systems and electronic data in clinical trials“ versucht zu erläutern, wie beglaubigte Kopien erstellt werden, doch das hilft nicht weiter, wenn man keinen Zugang zum Original oder zu einem der Originale hat.
Glücklicherweise werden der menschliche Faktor und damit das rationale Urteilsvermögen noch nicht von der KI verdrängt.
Bei vielen Dokumenten im Zusammenhang mit klinischen Studien ist es schwierig zu bestimmen, ob es sich um Originale oder Kopien handelt und ob die Kopie – sofern sie als solche eingestuft wird – beglaubigt ist. Bei Dokumenten, die über das Online-Portal CTIS erstellt wurden, ist dies kaum möglich. Wie lässt sich diese Unklarheit bewältigen? Vielleicht hilft ein „Konzept zu Originalen und Kopien“, in dem die als Originale geltenden Dateien aufgelistet, die Kriterien für eine Kopie definiert und festgelegt wird, wie sichergestellt werden kann, dass Kopien beglaubigt sind.
Sie können diesen Plan als Teil des Antrags einreichen.
Links und weiterführende Literatur:
EMA guideline-computerised-systems-and-electronic-data-clinical-trials_en
Amrei Bahr: Was ist eine Kopie? ISBN 978-3-7873-4056-9.
> Weitere GCP-Schnipsel vom Experten für Regulatory Affairs bei FGK